Masskirjade saatmine

Sissejuhatus

Tipikate Rattamatkaklubi tegemistes tuleb ikka ette olukordi, kus on vaja suuremale hulgale klubi liikmetele või üritusele registreerunud inimestele e-maile saata. Üks kasutusel olev viis selleks on Tipikate Rattamatkaklubi uudiskiri (registreerimisleht asub siin ja tehniline taustainfo siin). Lisaks sellele kasutame erinevate huvigruppide omavaheliseks suhtluseks Mailman meililiste.

Tuleb aga ette olukordi, kus need lahendused ei ole piisavad. Nimelt on teatud juhtudel vaja saata e-mail lihtsalt mingile nimekirjale inimestele - näiteks Tipikate Rattamatkale registreerunute eel- ja järelinfo. Uudiskirja kaudu seda asja ajada oleks kohmakas, sest:

• Registreerunute nimekiri võib muutuda töö käigus. Eeskätt enne üritust saadetavad kirjad lähevad tihti igaüks erinevale nimekirjale - võrreldes eelmise kirjaga on osalejaid tõenäoliselt liitunud, aga mõnikord on vajalik osalusest loobujate aadresse ka eemaldada. Kuna kogu registreerimist oleks samuti kohmakas uudiskirja kaudu korraldada, siis tuleks paralleelselt hallata kahte erinevat listi registreerimise hetkeseisuga.
• Kui uudiskirjas pakume igas kirjas ka loobumise linki, siis ürituse eelinfost ei saa loobuda muul viisil kui üritusest endast loobudes. Seetõttu ei tohiks taolistes kirjades ka "listist eemaldamise" linke olla.
• Me ei lisa üritusele registreerunud inimest automaatselt uudiskirja. Mingi osa üritusele registreerunud inimestest on ka uudiskirja liikmed, teised mitte. Kolmandad on uudiskirjas ühe e-maili aadressiga ja üritusele on registreerunud teisega.

Eelnevaga sarnastel põhjustel ei ole ürituse eel- ja järelinfo saatmiseks mugavaks lahenduseks ka asja Mailman listide kaudu ajada.

Ajalooliselt on taolisi e-kirju saadetud lihtsalt meilikliendi BCC-na. Registreerimisvormi administreerimisliides annab välja reaalajas erinevate huvigruppide e-maili aadressid (ühe reana, komadega eraldatult) ning selle saab siis meilikliendi BCC reale kopeerida. Väiksemate huvigruppide korral (näiteks tugevate grupp, saatemeeskondade liikmed jne) kasutame ka avalike aadressidega TO-na saatmist, et võimaldada omavahelist otsesuhtlust.

Jõuame nüüd käesoleva artikli tuumani: naised saunas rääkisid, et osades ringkondades ei peeta BCC masskirju eriti soliidseks lahenduseks. Ühelt poolt puudutab see lihtsalt kirja saaja tunnetuslikku poolt, teisalt levivad kuulujutud, et osad meiliserverid peavad BCC kirju kahtlasemaks, kuna nendel ei ole TO väljal sama aadress, kuhu kiri saadeti. Artikli mõte on siis pakkuda lahendusi, kuidas saata suvalisele inimeste nimekirjale masskiri selliselt, et iga saaja puhul oleks TO väljal tema aadress, aga saajad üksteise aadresse ei näeks.

Thunderbird

Käesolev peatükk käsitleb masskirja saatmist Thunderbird meilikliendi vahendusel. Lisaks rakendusele endale tuleb paigaldada Mail Merge nimeline lisa. See käib nii:

• Lae failina alla.
• Thunderbird rakenduses ülevalt menüüst "Tööriistad" ning seejärel "Lisad" -> "Hammasratta ikoon" -> Paigalda lisa failist.

Mail Merge võimaldab kirju ka personaliseerida, andmed selleks saab laadida CSV failist või Thunderbird aadressiraamatust. Nende juhtumite jaoks on samm-sammulised juhendid Mail Merge lehel ka olemas.

Käsitleme siinkohal aga kõige kiiremat lahendust, kuidas kasutada Mail Merge funktsionaalsust lihtsalt selleks, et saata TO väljaga masskiri, ilma seda muul viisil personaliseerimata:

• Koosta Thunderbird'is kiri nagu tavaliselt.
• Kopeeri saajate nimekiri TO reale. NB! On oluline, et saajate nimekiri oleks just TO real, mitte BCC. Sellele vaatamata antud meetodi kasutamisel saajad üksteise aadresse ei näe, iga kiri saadetakse eraldi.
• Vali ülevalt menüüst "Fail" -> "Mail Merge". Avaneb järgmine aken:

• Veendu, et oled valinud "Source" väljal "Address Book". Vastasel juhul, kui valid sealt "CSV", siis tuleb ka CSV fail reaalselt ette anda. Pane tähele, et kuna me antud näites ühtegi personaliseeritud välja ei kasuta, siis tegelikult aadressiraamatut kirja saatmisel ei kasutada (ehk siis pole oluline, kas ja mis Thunderbird aadressiraamatus kirjas on).
• "Deliver Mode" väljal võid valida "Send Now" - sel juhul saadetakse kirjad kohe välja, ilma neid vahepeal "Saatmata" kirjade kausta panemata.
• Kui kõik on õige ja kontrollitud, siis vajutus "Sobib" nupule saadab kirjad välja.
• Pane tähele, et Thunderbird talletab "Saadetud" kirjade kausta kõik kirjad ükshaaval - nii nagu sa oleksid igale saajale eraldi kirjutanud. Lisaks sellele talletatakse aga "Mallide" kausta ka kirja algne versioon koos kõigi saajatega. Ehk siis kui on kunagi hiljem soov samale nimekirjale veel sarnane kiri saata, võib redigeerimise aluseks võtta "Mallide" kaustas oleva kirja.

NB! On väga kerge teha viga ning kirja valmis saamisel see lihtsalt tavalise "Saada" nupuga teele lasta, selle asemel et valida "Fail" -> "Mail Merge". See aga teeb kogu vaeva mõttetuks ning saajatele avaldatakse kõigi teiste e-maili aadressid. See võib aga olla vastuolus sellega, mida registreerumisel inimestele lubatud on. Eks igaüks peab siinkohal läbi mõtlema, kui hoolas ta tavaliselt on ning milline meetod aitaks kõige paremini antud viga vältida. Kindlasti võiks abi olla sellest, kui TO välja täitmine jääb viimaseks sammuks enne "Fail" -> "Mail Merge" akna avamist - ehk on pikast aadresside nimekirjast abi, et suunata kirja saatja sel korral teisele rajale kui tavapärane "Saada" nupp.